Home office. Potrebný, podnetný, preklínaný?

BRATISLAVA – Sedím na terase, na stole mám notebook a pomaly píšem materiál, ktorý dnes pošlem zamestnávateľovi. V záhrade navôkol mi spievajú vtáci, poletujú motýle a včely. Vzduch vonia po daždi. To by bola aspoň na Slovensku, ešte pred 30 rokmi nepredstaviteľná predstava popisu práce.

Home office (HO), či telepráca je dnes najviac využívaná v IT sektore: programovanie, testovanie softvéru, grafický dizajn, digitálny marketing, prekladateľstvo, redakčné práce, copywriting. Profesie, čo vďaka svojej prirodzenej adaptabilite na digitálne prostredie umožňujú pracovníkom vykonávať svoje úlohy efektívne aj mimo kancelárie. Aký k nemu majú vzťah zamestnávatelia a aký zamestnanci?

História home officeu je dlhšia, než si myslíme

Telepráca, práca na diaľku, z domu, sa prvýkrát objavila vo svete už v 70. rokoch 20. storočia. Pojmy „telecommuting“ a „telework“  zaviedol Jack Nilles v roku 1973. O šesť rokov neskôr, v roku 1979, americká spoločnosť IBM umožnila v rámci experimentu piatim svojim pracovníkom vykonávať prácu z domu. Do roku 1983 sa daný pokus rozšíril dokonca až na dve tisícky ľudí.

Prvé online konferencie sa objavili v roku 1983. Na Slovensku sa home office (HO) dostal do širšieho povedomia pomerne neskoro. Dominoval vynútene hlavne počas pandémie Covid-19 v rokoch 2020 – 2022.

Vtedajšia doba priniesla so sebou veľké výzvy a v školstve zase zbytočné očakávania, nahradené sklamaním. No ponúkla aj nové, možno dovtedy netušené, príležitosti. Ako pre zamestnancov, tak pre zamestnávateľov.

Výhody a nevýhody home officeu nie je ťažké odčítať

Home office prináša zásadné zmeny v organizácii práce a má tiež významný dopad na spokojnosť a motiváciu zamestnancov. Pracovníci sú viac flexibilní, čo im umožňuje lepšie zosúladiť pracovné a osobné životy. Tento aspekt dokáže výrazne zvýšiť ich celkovú spokojnosť a zlepšiť motiváciu k práci.

Človek, ktorý má možnosť pracovať z domova, dosahuje nižšiu úroveň stresu, čo je dané prácou v pohodlnejšom, menej rušivom a známom prostredí. (Platí to iba vtedy, ak spomenuté prostredie doma má.)

To môže mať pozitívny vplyv nielen na psychické zdravie, ale aj na pracovnú výkonnosť. Home office (HO) má navyše priaznivý vplyv aj na životné prostredie kvôli nižšej spotrebe energie a menšej frekvencii využívania dopravných prostriedkov.

Na druhej strane, pre niektorých zamestnancov je náročné oddeliť pracovný život od osobného, čo si vyžaduje zvýšenú disciplínu a aj sebareguláciu. HO je problémom pre tých, ktorí nemajú samostatnú pracovňu, manželka je s deťmi na materskej, žijú v rušnom prostredí, či väčšinu života chodili do zamestnania a HO je pre nich akoby vylúčením z kolektívu.

Preto je dôležité, aby firmy, ktoré chcú mať svojich ľudí doma, poskytovali podporu a usmernenia týkajúce sa správneho domáceho nastavenia pracovného prostredia. A pomáhali tak svojim zamestnancom vyvážiť pracovné a osobné potreby.

Ak si chceme jednoducho ozrejmiť problematiku HO, treba uviesť výhody práce z domu podľa knihy známeho amerického finančného manažéra Roberta Pozena a Alexandry Samuel, spoluzakladateľky prelomovej digitálnej agentúry Social Signal Samuel.

1. Lepšia možnosť kvalitnejšieho riadenia času. Mnohí si neuvedomujeme, že cesta na pracovisko a späť, trvá častokrát dve hodiny aj viac. Pri HO to odpadá. Takže, máte viac času ráno a poobede na seba, aj rodinu.

2. Pokiaľ vlastnú prácu dokážete odovzdať rýchlejšie, než máte na to určenú časovú normu, nemusíte sedieť nečinne v kancelárii a aktivitu iba predstierať.

3. Počas mnohých mesiacov môžete svoju prácu urobiť pokojne aj na terase svojho domu, v záhrade. Zlepšíte si pracovnú klímu a ste v zdravom prostredí.

4. Nemusíte sústavne komunikovať s kolegami a riešiť ich otázky, požiadavky, zlozvyky či pretrpieť nekonštruktívne debaty. Doma ste iba vy a váš pracovný výkon, ktorému sa plne venujete. Ani telefón netreba zdvihnúť ihneď. Môžete sa ozvať neskôr.

Nevýhody home officeu nemožno nikdy podceňovať

1. Domov by mal byť primárne miestom, kde si ideme oddýchnuť, po práci. Ak niekto nemá oddelenú pracovňu, ale pracuje v obývačke alebo nebodaj v spálni, ničí kvalitu života sebe i ostatným. Pokiaľ máte malé priestory na existenciu a prípadne deti v predškolskom veku, alebo školákov na prvom stupni, vec sa komplikuje ešte viac.

2. HO rozhodne nie je pre každého. Mala by to byť možnosť len pre ľudí, ktorí majú vynikajúcu mieru schopnosti riadiť svoj čas a pracovné nasadenie. Dokážu sa skvelo sústrediť a osobne motivovať k vysokému výkonu. V opačnom prípade produktivita klesá, výsledky sú nestále.

3. Mínusom, o ktorom zamestnávateľ mlčí, je míňanie vlastnej energie a zdrojov. Teplo, svetlo, elektrina, internet, telefón, káva, nealko. Toto všetko platí firma v kanceláriách. Ak sú ľudia na trvalý HO, ide o náklady, ktoré sa automaticky prenášajú na nich. Možno argumentovať tým, že sú menšie, ale každopádne tam sú. Keď je HO ako jediný možný druh práce a sú v ňom obaja partneri, tak sa suma zreteľne navyšuje.

4. Podstatne horšia možnosť okamžitej výmeny informácií a skúseností. Ak si pracovníci pri práci doma musia navzájom volať kvôli každému dôležitému detailu práce, alebo si dať videohovor, mizne tak živá interakcia v tíme.

5. Pokiaľ ste na HO dlhý čas, niekoľko rokov s kolegami sa vidíte len počas online porád, prípadne raz – dvakrát do roka na teambuildingoch, strácate pocit príslušnosti k firme, ku kolektívu a ste oveľa náchylnejší na zmenu. Možno už len preto, aby ste sa zasa stretávali s kolegami „normálne“ v práci.

Pravidlá home officeu je oveľa ľahšie pochopiť, ako dodržať

Popredný svetový marketér a kouč, indicko-americký profesor Rabikar Chatterjee vo svojej knihe Potreby a riešenia zákazníkov uvádza užitočné rady pre ľudí, ktorí pracujú z domova.

K HO pristupujte rovnako disciplinovane, ako keby ste boli v kancelárii. Veľmi podstatným je využitie nástrojov na riadenie času, ako sú kalendáre a plány. Môžete oživiť starý dobrý zápisník, nemá zmysel všetko „držať v hlave“.

Sledujte si detailne odpracované hodiny. Zapisujte si prácu, ktorá je hotová. Aj tú, ktorá vás čaká, aj tú, ktorú ste odložili. Je podstatné, aby ste čím prv zistili vzorce svojich pracovných návykov a optimalizovali svoj denný rozvrh na maximálnu produktivitu práce.

Organizácia pracoviska býva kľúčová. Pohodlný a prehľadný pracovný priestor je ten bez zbytočností. Minimalizujete tak rozptýlenie a podporíte svoju sústredenosť. Pri dlhodobej práci s PC je podstatná aj ergonómia. Zainvestujte do kvalitnej, nastaviteľnej stoličky, stola, dobrého osvetlenia. Tým predídete fyzickej záťaži a postupným zdravotným problémom, ktorým sa dá na 90 percent vyhnúť.

HO ponúka flexibilitu týkajúcu sa konkrétnych pracovných hodín. Ste to len vy, kto vie, kedy ste najproduktívnejší. Skoro ráno, doobeda alebo popoludní. Každý sme iný. Upravte si rozvrh podľa toho. Potom skončíte skôr ako počas tradičných šesť až deväť hodín v kancelárii.

Absencia kancelárskych „rozptýlení“ môže viesť k dlhému sedeniu. Ani si neuvedomíte, že sedíte za PC niekoľko hodín nepretržite. Naplánujte si pravidelné prestávky, pri ktorých zrelaxujete. HO môže viesť po čase k pocitu izolácie. Uprednostňujte videohovory pred textovou komunikáciou s kolegami. Tak udržíte aspoň menší pocit spojenia.

HO môže byť skvelý. Dôležité je však stanoviť si hranice, čím predídete prepracovaniu a vyhoreniu. Udržujte rovnováhu medzi pracovným a osobným životom. (Pracovný týždeň trvá päť dní, nie šesť.) Plánujte si rovnako pozorne prácu, ako aj voľný čas a venujte sa naplno svojim záľubám. Svet práce sa neustále mení a vzdelávanie je kľúčové pre udržanie konkurencieschopnosti.

Ako hľadia na home office veľké a úspešné firmy?

Minimálne posledné dva roky sa najzaujímavejšie debaty majiteľov úspešných firiem na tému HO odohrávajú na sociálnych sieťach:

„Podľa mňa je to cesta do pekla. Najmä malé, zovreté tímy si na začiatku budujú kultúru a ducha, a to sa podľa mňa nedá na diaľku,“ napísal na sociálnej sieti X k téme lákania talentov do startitupov na stabilný home office Tomáš Budník, bývalý riaditeľ O2 a zakladateľ konzultantskej a investičnej spoločnosti Thein.

„Zvláštne je, že v startitupovom prostredí sú ľudia dosť motivovaní zmyslom a potenciálom svojej práce a obvykle sú do projektov úzko zapojení. Cítia sa viac ako spolutvorcovia a spolumajitelia, čo prirodzene zvyšuje ich motiváciu, zodpovednosť za výsledky i pocit zmysluplnosti. Všetci si ale práve vďaka zodpovednosti za výsledok a ,vlastnému mysleniu‘, uvedomujú, že efektivita komunikácie a nadväzovanie vzťahov na diaľku sú jednoducho značne obmedzené. Preto sa pracovníci prirodzene stretávajú v kanceláriách. A to i v prípade, že firma podporuje neobmedzený HO, či fully remote nastavenie,“ popisuje svoju skúsenosť vo firme Přemysl Rubeš, zakladateľ a riadiaci partner Presto Ventures, investora do startitupov.

„Dnes sa do istej miery firmy od home officeu odkláňajú. Na druhej strane tou motiváciou nie je skutočnosť, že by HO alebo hybridný model nefungoval. Hlavným dôvodom je, že firmy ho nevedia riadiť a manažéri sa to nechcú naučiť. Okrem iného preto, že to znamená ísť do nepreskúmanej oblasti, teda istým spôsobom aj do rizika,“ myslí si Milan Rataj zo Sloneeku, autora moderných, personálnych systémov poháňaných AI.

Trochu iný a menej radikálny názor majú zasa iní:

Adela Kundrátová, z Marketingu a komunikácie firmy Datalan, a. s., Bratislava pre Bratislavský Štandard uvádza:

„Rovnako ako množstvo firiem na trhu, aj my v Datalane fungujeme v hybridnom režime. Kombinujeme prácu z kancelárie a prácu z domu. Home office je už dlhodobo súčasťou našich benefitov. Má svoje výhody aj nevýhody. Po pandémii a návrate do normálu sme si uvedomili dosah nedostatku socializácie na efektivitu tímovej spolupráce a na firemnú kultúru, čo sa v súčasnosti snažíme rôznymi iniciatívami vylepšiť. Naši kolegovia majú prevažne projektovo zamerané pracovné úlohy a tie si vyžadujú tímovú spoluprácu, avšak rovnako aj priestor na plné sústredenie.“

Najväčším benefitom HO je podľa Kundrátovej práve voľba pracovného prostredia, ktoré je vhodné pre konkrétny typ pracovných úloh, preto rozhodnutie nechávajú na konkrétnom zamestnancovi a jeho nadriadenom.

Matej Konôpka z finančného poradenstva Partners Group má na vec pragmatický názor:

„Na HO si vážim lepšiu osobnú možnosť kvalitnejšieho riadenia času. Odpadá cesta do práce a späť takže mám viac času ráno alebo poobede na seba, manželku, naše spoločné záľuby. Ak je leto, ako teraz, tak napríklad nikoho netrápi, že svoju prácu môžem urobiť pokojne aj na terase svojho domu s výhľadom do záhrady. Zlepším si tým pracovné prostredie a nemusím sedieť pod nezdravým neónom a stresovať sa nad prípadnými, malichernými spormi kolegov.“

Za nevýhodu však Konôpka považuje fakt, že byt, či dom je miestom, kde si ľudia idú oddýchnuť po práci: „Ja ho nebudujem ako moje pracovisko, ale ako miesto pokoja, relaxu, inšpirácie. Ak tam som aj na HO, potrebujem určite pokoj a ten nemusí byť závislý len odo mňa. HO nie je pre každého. Mala by to byť občasná, voliteľná možnosť a asi aj doména len pre tých ľudí, ktorí už ukázali, že majú vynikajúcu mieru schopnosti riadiť svoj čas a pracovný výkon. V našej firme sa k nemu aj tak pristupuje.“

Violeta Luca, riaditeľka Microsoftu pre Slovensko a Českú republiku má k HO kladný postoj: „Stále viac zamestnancov bude chcieť pracovať z domu. Hybridný spôsob práce sa bude naďalej vyvíjať. V mnohých odvetviach sa práca na diaľku stane normou a ľudia sa naučia spolupracovať týmto spôsobom. Pomôže im umelá inteligencia a automatizácia, ktorá zefektívni mnohé pracovné úlohy. Ľudia sa budú neustále vzdelávať a v centre pozornosti bude aj blahobyt zamestnancov. Efektívne využívanie hybridných nástrojov nám pomôže sústrediť sa na to, čo je dôležité.“

A čo povedali pre Bratislavský Štandard o HO ľudia, ktorí s ním majú už dlhoročné, osobné skúsenosti?

Matúš (58), počítačový grafik v printových médiách

„Na home officee mi veľmi vyhovuje väčšia voľnosť, ako aj lepšie možnosti osobného zadelenia času medzi prácou a domácnosťou. Mám to bez nákladov na dopravu, viac pokoja, menej stresu. No občas, keď som celé mesiace doma, na HO mi už vadí používanie vlastných pracovných nástrojov a energií.“

Matúš uvádza ako problém aj „rodinnú ponorku“ a chýba mu interakcia s kolegami: „Ja už som v redakciách roky a prešiel som denník, týždenník i mesačník, tak viem, že to v kancelárii môže byť aj veľmi fajn. A doma na HO zase úplne neznesiteľné. Mám obe skúsenosti a myslím si, že by to malo byť firmou nastavené tak pol na pol.“

Kamil (60), publicista, spisovateľ, redaktor

„Bol som redaktorom v denníkoch Smena, Práca či Sme a prispieval som do mnohých periodík. Osobný kontakt s prispievateľmi v redakciách bol nenahraditeľný. Spolu s odkazmi od čitateľov to predstavovalo aj veľkú motiváciu, ktorá nás posúvala dopredu. Najhoršia bola skúsenosť s redakciou SME, kde bol celý priestor otvorený a pôsobil na mňa chaoticky. Na takej ploche, kde jeden hovorí cez druhého, som sa nevedel sústrediť.“

Dnešní novinári sa tomu chaosu prispôsobili, ale výsledkom je sterilita informácií, bez akéhokoľvek osobnostného vkladu. Takže nie je veľký rozdiel, či správu alebo článok píše umelá inteligencia alebo človek, domnieva sa Kamil.

„Myslím si, že osobný kontakt je nenahraditeľný a dnešný sterilný svet mailovej komunikácie vedie len k sterilným názorom, ktoré majú ďaleko od pestrosti života. Aký je rozdiel medzi zasväteným komentárom  a hate-speech nejakého hlupáka na internete? Žiaden, pretože v postmoderne, ktorú žijeme, je každý názor rovnaký a každý si môže myslieť, hovoriť a písať čo chce a každý názor sa berie tak, že má rovnakú hodnotu.

Lea (46), vedúca ekonómka

„Ja som prechod na HO počas covidu mala možnosť pozorovať skvelo zblízka. Dali sme ho niektorým kolegom a polovica sa vrátila po 2-3 týždňoch a prosila, že chce ísť do kancelárie, že im nevyhovuje práca z domu. Jedným chýbal sociálny kontakt, druhým pevný režim. Druhú polku som musela ťahať po uvoľnení opatrení do kancelárie. Zostali by isto doma dlhšie. Ja som nad zásadným zavedením HO do mojej práce ani neuvažovala. Nevedela by som správne riadiť podriadených a považujem to za zbytočné sťaženie práce. Ak som na HO tri dni v mesiaci, je to veľmi fajn. Oddýchnem si od kolegov, oni odo mňa.“

No to je tak podľa Lei maximum. V kancelárii je prostredie, ktoré má rada a motivuje ju. Plné výziev, kontaktov so zaujímavými ľuďmi, prostredie, kde má lodičky, blúzku, voňavku a je to proste ona – vedúca.

Andrej (38), odborník na počítačovú animáciu

„Robil som animácie pre filmy v L. A,  ale podobnú prácu som vykonával aj v EU vo viacerých známych firmách. Všade bol HO len jednou z ponúkaných možností. Moja práca často súvisí s kooperáciou väčšieho tímu, ktorý by bolo na diaľku ťažké skoordinovať, nehľadiac na to, že všetci potrebujeme rovnako silné a veľmi výkonné počítače, ktoré sa neustále inovujú a skvelé internetové pripojenie. Pokiaľ by som to mal mať doma a v špičkovej kvalite, akú potrebujem, tak asi skrachujem. No práca doma na tri-štyri dni mi nevadí.“

Peter (49), profesionálny fotograf pre slovenské a české printové médiá

„Ja to mám už roky tak, že som v teréne a potom prídem do svojho ateliéru, ktorý si budujem a zveľaďujem už asi 15 rokov. Pracovať doma by som nechcel a asi ani nevedel. Tam mám rodinu, prídu deti, priatelia, je zábava, opekačka, štekajú psy. Nikdy som si tam prácu neťahal, a ani to neurobím. Robil som aj normálne v redakciách, kde sme boli aj dvaja-traja fotografi v jednej neveľkej miestnosti. Ale našťastie, už mám ten luxus, že všetko, čo sa týka mojej práce, spravím v spomenutom ateliéri.“

Peter všetkým, čo fungujú na HO, drží palce. Aj jeho priatelia tak občas pracujú, ale ani jeden z nich mu nepovedal, aká je to zábava. Práve naopak, považujú to za oveľa ťažšiu skúšku než obstáť v kancelárii.

Home office je aj dnes živý a vyvíjajúci sa organizmus

Je nepochybné, že HO bude hrať v budúcnosti práce čoraz dôležitejšiu úlohu. Firmy, ktoré sa dokážu adaptovať na tento trend a efektívne ho využívať, získajú značnú konkurenčnú výhodu a pritiahnu špičkových, veľmi talentovaných pracovníkov.

Prežiť home office v psychickom zdraví a vrátiť sa po dlhšom čase „von“, medzi ľudí  a späť do kolektívu, môže však byť aj veľkou výzvou. No je to tiež príležitosť spoznať samého seba z iného uhla pohľadu.

HO by asi nemal byť jedinou možnou firemnou stratégiou. Ideálnejším sa javí, ak kombinujete prácu na diaľku, s pravidelným dochádzaním na pracovisko. Vzťah zamestnanca a zamestnávateľa a najmä súznenie zamestnanca s firmou, ktorá ho oddeľuje od tých, ktorí pracujú v bežných úradoch, môže byť po istom čase veľmi narušený.

Pretože sa začne cítiť ako externý zamestnanec a k firme, jej obchodnej, personálnej politike a stratégiám rozvoja stráca vzťah. Občasné kontakty cez videohovor, email, či správy SMS totiž nikdy nenahradia osobný kontakt. Nehovoriac o tom, že digitálna komunikácia môže byť zdrojom úplne zbytočných konfliktov a nedorozumení, ktoré sa v kancelárii riešia okamžite.